Le mot de passe partagé : le risque le plus courant en boutique
Un seul compte, une seule connexion, tout le monde l'utilise. C'est pratique jusqu'au jour où il faut savoir qui a fait quoi.
Dans la plupart des commerces équipés d'un logiciel, il y a un compte. Un seul. Le patron l'a créé, tout le monde s'en sert, et le mot de passe est écrit sur un papier collé sous le comptoir.
Cela fonctionne — jusqu'au jour où quelque chose cloche.
Ce qu'on perd avec un compte unique
Une vente a été annulée hier soir, après la fermeture. Une remise de quarante pour cent a été accordée à un client. Un règlement de 80 000 FCFA a disparu du système.
Avec un compte unique, ces questions n'ont aucune réponse. Le journal dira que c'est « l'administrateur » qui a agi, c'est-à-dire tout le monde, c'est-à-dire personne.
Ce n'est pas seulement un problème de vol. C'est aussi un problème pour vos employés honnêtes : quand rien n'est traçable, tout le monde est suspect.
Un compte par personne, et des droits différents
La correction ne coûte rien : créez un compte par personne, avec son nom. Puis donnez à chacun les droits de son poste.
- Un vendeur enregistre des ventes et encaisse. Il n'a pas à supprimer une facture.
- Un caissier ouvre et clôture la caisse. Il n'a pas à modifier les prix d'achat.
- Un magasinier reçoit les marchandises et ajuste le stock. Il n'a pas à voir les marges.
Ce n'est pas de la méfiance : c'est ce qui permet à chacun de travailler sans craindre d'être accusé d'une erreur qu'il n'a pas commise.
Le geste que personne ne fait
Quand un employé part, son compte doit être désactivé le jour même. Pas la semaine suivante, pas quand on y pensera.
Un ancien vendeur qui garde un accès pendant six mois n'est pas une hypothèse d'école : c'est la première chose qu'on découvre quand on regarde les connexions d'un commerce.